Mellomværende med aksjonær – hvordan følge regelverket i praksis

Det kan være krevende å følge opp og beregne riktig utbytte ved mellomværende med aksjonær. Vi gir deg tips til hvordan du løser dette i praksis.

7.10.2015 fikk vi regelen om at lån til personlig aksjonær skal beskattes som utbytte. Selv om det blir beskattet som utbytte blir det fortsatt stående som fordring i selskapets balanse til det er nedbetalt. Og man må påse at aksjelovens regler overholdes så det ikke gis ulovlig lån.

Hovedregelen synes «grei» den, men i praksis kan det være vanskelig å være sikker på om man overholder regelverket. Vi skal se litt nærmere på hvorfor.

Unntaksreglene

Ingen regel uten unntak, og det finner vi også i dette regelverket. Lån under kr 100 000 fra selskap til aksjonær under forutsetning av at kreditten innfris innen 60 dager, skal ikke beskattes som utbytte. Unntaket gjør det mer komplisert å følge opp at det blir riktig innrapportering av utbytte.

Les mer om regelverket i Slik behandler du lån til aksjonær i regnskapet og Lån til aksjonær anses skattemessig som utbytte.

Praktiske løsninger

Langsiktige lån

Når det gis langsiktige lån og det utarbeides en låneavtale, vil man kunne å ha god kontroll med innrapporteringen. Det anbefales å skille hvert lån på kontonivå og overføre saldoer som innrapportert som utbytte på egne kontoer. Det anbefales å opprette egne kontoer pr. lån for tilbakebetaling for å ha kontroll med det som er innrapportert som tilbakebetalt kapital. Skjer det en motregning ved avsetning til utbytte kan det være lurt å ha egen konto for det også. På denne måten har man kontroll med innrapporteringen på saldonivå i regnskapet. Alternativt må det utarbeides en dokumentasjon (f.eks. et Excel-ark) som gir samme innhold pr. lån.

Forslag til kontoer kan være:

  • Konto 1370 Lån til aksjonær A
  • Konto 1371 Nedbetaling av lån til aksjonær A
  • Konto 1372 Motregning av lån til aksjonær A

Mellomværende – forskudd, utlegg, privatuttak

Hva så med kontoer som kan være langt mer uoversiktlig, såkalte mellomværende med aksjonær? Hvis kontoene inneholder både private uttak, utlegg og reiseforskudd er det en krevende avstemmingsjobb som må gjøres. Det tar tid å få inn bilagene fra aksjonær som dokumenterer at det er selskapets kostnader, og det blir vanskelig å være sikker på om man overholder regelverket for innrapportering som utbytte. Da er det tre ting som gjelder for å unngå de store utfordringene på dette området.

1. Forklar regelverket til aksjonær

Aksjonær må få forklart regelverket og forstå at uttak fra eget selskap kan bli beskattet som utbytte. Det vil gjøre det lettere å lage gode rutiner som aksjonær i egeninteresse ønsker å følge.

2. Lag gode rutiner

Ansatt aksjonær følger samme rutine for utlegg som for øvrige ansatte. Bedriftskort som kan benyttes til private formål bør ikke forekomme. Aksjonær betaler sine utlegg med eget kredittkort og presenterer reiseregninger og utlegg på lik linje med ansatte.

Frister for å levere bilag bør innskjerpes. Siste frist for å levere bilag uten at det blir innrapportert som utbytte antar vi er 31.01, som er fristen for innlevering av aksjonærregisteroppgaven. Det forutsetter at den som fører regnskapet vet at utlegget er firmaets kostnader. Vi anbefaler at der blir levert før, siden vi foreløpig ikke vet om Skatteetaten vil ha en annen tolkning og praksis i denne sammenhengen.

3. Uttak som man ikke vet hva gjelder (privat eller firma)

Hvis det allikevel gjøres uttak til private formål anbefales det å opprette en egen konto for denne type transaksjoner. Det blir reelt sett et lån, dvs. at slike uttak skal innrapporteres løpende når de overstiger grensene.

 

Kilde: www.sticos.no