Viktig å huske på når du skal dokumentere inngående merverdiavgift

Det er i merverdiavgiftsloven stilt strenge krav til dokumentasjon av inngående merverdiavgift som kjøper skal føre til fradrag. Selv om dokumentasjonskravene i bokføringsforskriften ikke fullt ut er oppfylt, skal avgiftsmyndighetene likevel foreta en vurdering av om fradragsrett for inngående merverdiavgift kan anses dokumentert.

Hva sier loven?

I følge merverdiavgiftsloven § 15-10 skal inngående merverdiavgift (som kjøper fører til fradrag) være legitimert med bilag. Som bilag regnes det salgsdokumentet som selgeren har utstedt for kjøpet. Dette skal minst inneholde følgende opplysninger:

Nummerering:
Salgsdokumentet skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med kontrollerbar sekvens, slik at fullstendigheten kan etterprøves.

Dokumentasjonsdato:
Dokumentasjonsdato er den datoen som salgsdokumentet er utstedt. Salgsdokument som utstedes innen de femten første virkedager i måneden, kan angi siste dato i foregående måned som dokumentasjonsdato. Forutsetningen er at varen eller tjenesten er levert på det tidspunktet fakturaen er datert.

Angivelse av selger:
Salgsdokumentet skal minst inneholde selgers foretaksnavn og organisasjonsnummer. For selger registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene MVA. Aksjeselskap, allmennaksjeselskap eller filial av utenlandsk selskap, skal også angi ordet Foretaksregisteret.

Angivelse av kjøper:
Salgsdokumentet skal minst inneholde kjøpers foretaksnavn, og enten forretningsadresse eller organisasjonsnummer. Registrert bedriftsnavn kan erstatte foretaksnavnet. Visse unntak fra kravet om angivelse av kjøper ved kontantsalg fra detaljist.

Ytelsens art og omfang:
Ytelsens art og omfang må spesifiseres slik at både kjøperen og eventuelle kontrollinstanser har mulighet til å se hva dokumentasjonen gjelder.

Leveringstidspunkt:
Det er ikke nødvendig å angi leveringstidspunkt når varen ekspederes gjennom speditør, ved postordre og lignende, i de tilfeller salgsdokumentet følger forsendelsen.

Leveringssted:
Det er ikke nødvendig å angi leveringssted når dette ikke har betydning for å kunne vurdere transaksjonen.

Vederlag:
Det er ikke krav til at vederlaget eller avgiftsgrunnlaget skal angis i norske kroner i salgsdokumentet. Skattedirektoratet har likevel anbefalt at avgiftsgrunnlaget spesifiseres i norske kroner, ettersom både avgiftsgrunnlaget og merverdiavgiften skal innberettes i norske kroner på omsetningsoppgaven.

Betalingsforfall:
Ved kredittsalg skal salgsdokumentet alltid angi en forfallsdato, mens ved kontantsalg er det ikke aktuelt å angi forfallsdato siden betalingsforpliktelsen gjøres opp ved levering.

Merverdiavgift og andre avgifter

Merverdiavgiften skal alltid angis i norske kroner i salgsdokumentet.
Dersom disse vilkårene ikke er oppfylt vil kjøper i utgangspunktet ikke kunne føre merverdiavgift til fradrag. Det er likevel ikke slik at ethvert avvik fra disse vilkårene automatisk vil føre til at fradragsrett blir nektet. For eksempel vil manglende angivelse av forfallsdato ikke ha noen betydning for fradragsretten. I tillegg skal vi i det følgende komme inn på andre forhold som gjør at fradragsretten fortsatt kan være i behold selv om noen av opplysningene mangler eller er feilaktige.
Det finnes en lang rekke uttalelser og avgjørelser som underbygger de strenge kravene til dokumentasjon av inngående merverdiavgift, men det er også presisert at avgiftsmyndighetene må konkret vurdere om fradragsrett kan innrømmes på tross av mangler ved dokumentasjonen.

Krav til kjøpers aktsomhet

Det forutsettes at kjøper utviser en viss grad av aktsomhet når inngående merverdiavgift fradragsføres. Avgiftsmyndighetene kan tilbakeføre den inngående avgiften dersom kjøper vet eller i stor grad burde ha visst, at selger ikke var berettiget til å angi merverdiavgift i salgsdokumentet.
Et salgsbilag som avviker fra formkravene vil skjerpe kravet til kjøpers aktsomhet. Det er en lang rekke saker hvor inngående avgift er tilbakeført fordi bilagene ikke tilfredsstilte kravene til salgsdokumentasjon. Det gjelder blant annet hvor avgiften er fradragsført på grunnlag av kassalapper hvor kjøper ikke er angitt,
bankremisser, kopi av fakturaer og bilag hvor merverdiavgift ikke var anført eller ikke spesifisert. Nedenfor skal vi se nærmere på fradragsretten når angivelse av kjøper eller selger er feilaktig eller mangelfull.

Feil angivelse av kjøper

Det er langvarig praksis for at salgsdokumenter utstedt til andre enn den næringsdrivende som skal benytte varen eller tjenesten i avgiftspliktig virksomhet ikke kan gi grunnlag for fradragsføring av inngående merverdiavgift. Dette vil også gjelde hvor faktura er utstedt til ektefellen eller samboeren til innehaver av enkeltpersonforetak. Den næringsdrivende må i tilfeller hvor det er angitt feil kjøper i salgsdokumentet anmode om at selger utsteder kreditnota og ny faktura med riktig adressat (jf. Bokføringsforskriften § 5-5-1 siste ledd). Bakgrunnen for den strenge praksisen er faren for dobbel fradragsføring.

I en konkret sak aksepterte likevel Skattedirektoratet fradrag for inngående merverdiavgift for fakturaer som var stilet til eiers ektefelle/svigerfar. I det foreliggende tilfellet ble det lagt vekt på at anskaffelsene hadde direkte sammenheng med omsetningen og dermed til bruk i den avgiftspliktige virksomheten. I og med at fakturaene var utstedt til privatpersoner og ikke til firmaer, fant Skattedirektoratet at risikoen for dobbel fradragsføring ikke var til stede. Skattedirektoratet kom derfor til at det materielle vilkåret for fradragsføring av inngående merverdiavgift etter Merverdiavgiftsloven § 8-1 var oppfylt.

Skattedirektoratet har i en uttalelse lagt til grunn at det kreves en klar angivelse av kjøperens adresse eller organisasjonsnummer, men at foretaksnavnet kan erstattes av et registrert bedriftsnavn. Skattedirektoratet viser til at et registrert bedriftsnavn vil være direkte tilgjengelig gjennom MVA-systemet. At foretaksnavnet er erstattet av et registrert bedriftsnavn blir da en mindre formalfeil som ikke bør ha konsekvenser for fradragsretten for merverdiavgift.

Organisasjonsnummer/bokstavene MVA mangler

Kjøper har en utvidet aktsomhetsplikt når fakturaen mangler selgers organisasjonsnummer og/eller bokstavene MVA bak organisasjonsnummeret. Dersom dette ikke er angitt og selger faktisk ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, vil det i forhold til aktsomhetsplikten ikke være tilstrekkelig at kjøper undersøker med selger om virksomheten er registrert. Det innebærer at registreringsforholdet må undersøkes i offentlige registre.

I en dom fra Bergen tingrett har retten tatt stilling til betydningen av at fakturaen mangler organisasjonsnummer eller bokstavene MVA eller begge deler i de tilfeller selger ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Retten uttaler at dersom salgsdokumentet mangler enten organisasjonsnummeret eller bokstavene MVA eller begge deler, kan kjøper uansett – og altså uten at det er relevant å vurdere kjøpers aktsomhet – ikke kreve fradrag for inngående merverdiavgift.

I en annen dom fra Borgarting lagmannsrett uttalte retten at når selger rent faktisk er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, men selgers organisasjonsnummer og eller bokstavene MVA ikke er
påført fakturaen vil det foreligge fradragsrett. Når selger ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, men hvor offentlige registre uriktig oppgir at selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, foreligger det fradragsrett selv om selgers organisasjonsnummer og/eller bokstavene MVA mangler. Forutsetningen er at det ikke foreligger andre forhold som burde påkalle kjøpers aktsomhet ytterligere.

Skattedirektoratet har i lys av ovennevnte dom uttalt at det må legges til grunn at en registrert næringsdrivende som kjøper en vare eller tjeneste fra en selger som ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, men som likevel fakturerer med merverdiavgift og i tillegg har påført et organisasjonsnummer og bokstavene MVA på sin faktura, har rett til å fradragsføre inngående merverdiavgift. Dette under forutsetning av at kjøperen er uvitende om at selgeren ikke er registrert næringsdrivende.
Skattedirektoratet bemerker videre at det ikke vil være adgang for avgiftsmyndighetene til å foreta en etterberegning i et tilfelle hvor selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, selv om selger har unnlatt å påføre organisasjonsnummer og/eller bokstavene MVA på fakturaen, så fremt kjøpers fradrag faktisk korresponderer med selgers innkreving av avgift og videre innbetaling av denne til staten.

Skattedirektoratet har signalisert at fravær av ordet «Foretaksregisteret» for aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper og norsk filial av utenlandsk foretak normalt er å anse som mindre formalfeil som i seg selv ikke får betydning for skatte- eller avgiftsmessig fradragsrett hos kjøper.

Kilde: www.sticos.no