Digital sykmelding – Hvordan få kontroll på om den ansatte sender inn søknaden om sykepenger?

Arbeidsgivere som forskutterer sykepenger bærer risikoen for om kriteriene for refusjon av sykepenger er oppfylt, og er derfor avhengig av at ansatte sender inn søknad om sykepenger.

Tidligere var det relativt vanlig at søknad om sykepenger (gamle del D) ble sendt inn tidlig i sykmeldingsperioden. Etter overgangen til digital sykmelding er praksis strammet inn, slik at de ansatte ikke får sendt inn søknaden før siste dag i arbeidsgiverperioden. For arbeidsgiver innebærer dette en risiko, dersom denne forskutterer sykepengene og søker om refusjon hos NAV. Dersom den ansatte ikke har sendt inn søknaden, vil refusjonskravet kunne bli avvist.

NAV har lagt ut noen spørsmål og svar som gir veiledning på hva som gjelder og hva som kan gjøres for å sikre arbeidsgiver mot tapte refusjonsrettigheter. Vi gjengir noen av disse spørsmålene i det etterfølgende, da det dessverre ser ut til at en del ansatte svikter i sin oppfølging.

Vi presiserer at tekstene er rene sitater fra NAV, og at vurderingene om beste løsninger mv må stå for NAVs regning:

HVORDAN KAN VI FÅ KONTROLL PÅ OM DEN ANSATTE SENDER INN SØKNADEN OM SYKEPENGER?

Den beste måten å få kontroll over refusjonene på er å melde inn nærmeste leder.

Vi varsler den som er meldt inn som nærmeste leder dersom søknaden ikke sendes inn. Varslingen skjer ved at vi sender en e-post til lederen når det har gått 14 dager etter at søknaden ble tilgjengelig for den ansatte på nav.no.

Ønsker dere at en HR-/lønnsenhet skal ha kontroll på om de ansatte har sendt inn søknaden om sykepenger? Andre virksomheter har hatt nytte av følgende rutine:

  1. Når det kommer inn en sykmelding fra den ansatte i Altinn: Følg deres egne rutiner på håndteringen av denne, men ikke arkiver sykmeldingen. La den ligge i meldingsboksen inntil videre.
  2. Når søknaden om sykepenger er sendt til dere, arkiverer dere sykmeldingen og søknaden.

På denne måten kan dere følge med på hvilke sykmeldinger som mangler en søknad ved å se i meldingsboksen til det aktuelle organisasjonsnummeret/underenheten i Altinn. Dersom dere ser at en sykmeldingsperiode er forbi, vet dere at den ansatte har fått tilgang på søknaden, og dere kan minne ham/henne på å sende inn søknaden.

Ved å bruke «Avansert søk» i Altinn er det mulig å sette opp søk som leter etter sykmeldinger som ikke er arkivert på tvers av organisasjonsnumre. Det er også mulig å lagre disse søkene.

Husk at den ansatte som hovedregel ikke kan fylle ut søknaden om sykepenger (tidligere del D) før siste dag i sykmeldingen.

KAN VI SØKE OPP SYKMELDINGER OG SØKNADER I ALTINN?

Ja. Nå har det blitt lettere å søke dem opp fordi navn og fødselsnummer nå vises i tittelfeltet. Titlene er søkbare, og dere kan dermed søke etter navn eller fødselsnummer.

Dette gjelder sykmeldinger og søknader som er sendt til Altinn etter 24. januar.

VI UTBETALER LØNN UNDER SYKDOM. HVA SKJER HVIS DEN SYKMELDTE IKKE SENDER INN SØKNADEN OM SYKEPENGER?

Arbeidsgivere forskutterer lønn under sykdom på eget ansvar. Som arbeidsgiver må dere selv følge opp at de ansatte sender inn sykmeldingen og senere søknaden om sykepenger, slik at dere kan få refusjon fra NAV. Det er noen klare fordeler ved den digitale søknaden:

  1. Arbeidsgiveren får dokumentasjon på at søknaden er sendt inn i form av en digital kopi. Dette gjør det lettere for både dere og NAV å holde oversikt over hva som har skjedd i saken.
  2. Arbeidstakeren får varsel om at søknaden skal sendes inn. Arbeidstakeren får også en påminnelse en uke etterpå dersom de ikke sender søknaden ved første gangs varsel.
  3. Arbeidstakeren får ikke sendt inn en søknad uten at obligatoriske felter er fylt ut, noe som reduserer antall returnerte søknader betraktelig.

VARSLER DERE OSS HVIS SØKNADEN OM SYKEPENGER IKKE ER SENDT INN FRA DEN ANSATTE?

Vi sender et varsel til nærmeste leder hvis dere har meldt inn hvem dette er. Varselet sendes ut 14 dager etter at den ansatte har fått tilgang til søknaden om sykepenger på nav.no.

Arbeidsgiveren må i tillegg ha egne rutiner for å følge opp at søknaden blir levert fra den ansatte innen fristen.

Nærmeste leder kan se på nav.no/dinesykmeldte om søknaden er kommet i kopi til dere. I tillegg kan dere alltid finne den i Altinn.

HVA SKAL VI GJØRE HVIS SØKNADEN OM SYKEPENGER IKKE ER RIKTIG UTFYLT?

Opplysningene i søknaden skal komme fra den sykmeldte. Det finnes en korrigeringsfunksjon i søknaden som dere kan be den ansatte bruke hvis dere oppdager feil. Se fremgangsmåte for å sende inn en endring av søknad.

HVA MED LANGE SYKMELDINGER?

Sykmeldinger som er lengre enn 31 dager deles opp i flere søknader, slik at den ansatte kan søke om sykepenger flere ganger per sykmelding. Den ansatte varsles på SMS og/eller epost når en ny søknad er klar til utfylling.

Her er et eksempel:

  • Petter får en 40 dager lang sykmelding fra legen sin, og sender denne til arbeidsgiveren sin
  • Etter 20 dager får han en SMS og/eller e-post om at det ligger en ny oppgave og venter på nav.no
  • Han logger seg inn, fyller ut søknaden om sykepenger for de 20 første dagene i sykmeldingsperioden, og sender den til arbeidsgiveren og/eller NAV
  • 20 dager etter dette igjen, blir han varslet via SMS/e-post igjen, og sender inn søknaden om sykepenger som  gjelder dag 21-40 i sykmeldingsperioden

 

Kilde: www.regnskapnorge.no