Slik går du frem for å lage varslingsrutiner i din bedrift

Varslingsrutiner er et virkemiddel for å bygge opp under gode varslingsforhold.

Hvorfor varslingsrutine?

Når arbeidsgiver gjennom varslingsrutinene oppfordrer arbeidstaker til å varsle, får arbeidstaker signal om at hvis vedkommende oppdager kritikkverdige forhold i virksomheten, er det i arbeidsgivers interesse å motta et varsel om det. Varslingsrutinen skal også gi arbeidstakeren rettledning i hvordan varsel skal fremsettes.

En del arbeidstakere er redd for å varsle om kritikkverdige forhold i frykt for konsekvensene, selv om arbeidsmiljøloven oppstiller forbud mot gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i tråd med reglene.

En Fafo-undersøkelse fra 2016, viser imidlertid at 38 prosent av arbeidstakerne ikke kjente til arbeidsmiljølovens varslingsregler. En lett tilgjengelig varslingsrutine i virksomheten kan bidra til at flere arbeidstakere får mer kunnskap om varslingsreglene. Samme undersøkelse viser at både varslingseffektiviteten og sjansen for positive reaksjoner øker dersom virksomheten har varslingsrutiner.

Hvem må ha intern varslingsrutine?

Dersom virksomheten jevnlig sysselsetter minst fem arbeidstakere, plikter arbeidsgiver alltid å utarbeide rutiner for intern varsling, samme gjelder dersom forholdene i virksomheten tilsier det.

Hvem skal utarbeide den interne varslingsrutinen?

Rutinene skal utarbeides av arbeidsgiver i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Bestemmelsen tar sikte på å sikre arbeidstakersiden reell innflytelse i hele prosessen med utarbeidelse av varslingsrutinene. Medvirkning fra arbeidstakersiden kan ha positiv betydning for arbeidstakernes tillit til rutinene. Ansvaret for varslingsrutinene påhviler imidlertid arbeidsgiver, slik at arbeidsgiver vil kunne fastsette de endelige varslingsrutinene hvis partene ikke oppnår enighet på aller punkter.

Hvilken informasjon skal varslingsrutinen inneholde?

Arbeidsmiljøloven oppstiller minimumskrav til innholdet i varslingsrutinene. Varslingsrutinene må alltid inneholde:

  • en oppfordring om å varsle om kritikkverdige forhold:

Under dette punktet kan det, i tillegg til å oppfordre til å varsle, være nyttig å utdype hva som er kritikkverdige forhold, slik at det blir lettere for arbeidstakeren å vurdere om forholdene vedkommende er blitt kjent med hører inn under varslingsbestemmelsene. Eksempler på kritikkverdige forhold er lovbrudd, brudd på virksomhetens etiske retningslinjer og brudd på alminnelige etiske standarder som det er bred tilslutning til i samfunnet. Eksempel på forhold som typisk faller utenfor, er faglig uenighet, krangling, samarbeidsproblemer eller private anliggende uten tilknytning til virksomheten.

  • fremgangsmåte for varsling:

Under dette punktet skal det blant annet fremgå hvem varselet kan rettes til, i hvilken form varsel kan gis, hvilken informasjon som bør inntas i varselet og at det kan varsles anonymt.

  • fremgangsmåte for mottak, behandling og oppfølging av varsling:

Her skrives noe om hvordan varselet skal registreres, vær oppmerksom på kravet til personvern for varsler og den det varsles om, hvem som skal involveres, av hvem og hvordan varselet skal følges opp, innsynsretten for den det varsles om, oppbevaring og sletting av personopplysninger når saken lukkes og tilbakemeldingsrutiner til varsler dersom denne ikke er anonym.

Loven oppstiller kun minimumskrav, den interne varslingsrutinen må tilpasses forholdene i den enkelte virksomhet.

Det er videre viktig å huske at rutinene ikke kan innebære en innskrenkning i arbeidstakers rett til å varsle etter loven.

Arbeidstilsynet anbefaler alle arbeidsgivere å skreddersy sine rutiner slik at de er tilpasset virksomhetens størrelse og virke. Internasjonal forskning anbefaler at rutinene beskriver;

  • hvem som kan bruke varslingsrutinene
  • hvilke saker som omfattes av varslingsrutinene
  • hvem det kan varsles til (både internt og eksternt)
  • framgangsmåte for varsling
  • hvordan varselet følges opp
  • hvem som behandler og legitimeten til den/de som følger opp varselet
  • hvordan behandlingen sikrer konfidensialitet og personvern
  • hvordan varsler skal følges opp. Hva gis av tilbakemelding og oppfølging.
  • hvordan den det varsles på skal følges opp. Hva gis av tilbakemelding og oppfølging.
  • om varsling er en rett eller en plikt
  • hvordan varsleren er beskyttet mot gjengjeldelse
  • hvordan virksomheten håndterer feilaktige varsler

Varslingsrutinene må være lett tilgjengelig

Varslingsrutinene skal være skriftlige og lett tilgjengelige for alle arbeidstakere i virksomheten. Dette kravet kan eksempelvis oppfylles ved å henge opp virksomhetens varslingsrutiner på egnede steder i virksomheten eller gjennom tilgjengeliggjøring på intranett.

 

Kilde: www.sticos.no